Manajemen Waktu

 

 Siklus Manajemen Waktu

Salah satu sistem manajemen waktu yang bisa dipilih oleh mahasiswa adalah menggunakan sistem siklus pada setiap tahun ajaran atau setiap semester. Itulah sebabnya saya mengatakan bahwa sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai manajeman waktu. Umumnya sistem ini dimulai dengan menetapkan tujuan (goal setting) untuk mengukuhkan konteks bagi manajemen waktu. Berikutnya adalah menelusuri penggunaan waktu dan membangun kesadaran tentang bagaimana anda akan menghabiskan waktu. Tahap ketiga adalah membuat rencana, dan ini termasuk membuat to do list, rencana mingguan, rencana bulanan, dan rencana semesteran. Tahap keempat adalah memantau (self monitoring) apa yang telah dikerjakan. Pada tahap ini anda menilai seberapa baik anda menjalankan rencana, seberapa akurat anda membuat rencana, seberapa tepat anda menduga kegiatan-kegiatan yang dilakukan, dan sebagainya. Tahap akhir dari siklus manajemen waktu ini adalah pergeseran dan penyesuaian waktu dimana anda melakukan koreksi terhadap sistem yang berjalan sebelum memulai siklus yang baru.

Kuis Manajemen Waktu

Sebelum memulai melakukan manajemen waktu, ada baiknya anda evaluasi terlebih dahulu apa yang telah anda lakukan selama ini dengan menjawab pertanyaan berikut: Pertama, lima kegiatan/aktivitas apa yang paling banyak menyita waktu anda (menonton tv, main PS, jalan-jalan ke mall, belajar, tidur, ngobrol, atau apa?). Kedua, jawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

             Apakah anda mengestimasi berapa jam anda membutuhkan waktu untuk belajar setiap minggu?

             Apakah anda selalu tepat waktu dalam mengerjakan tugas?

             Apakah anda mulai mengerjakan tugas akhir/penulisan ilmiah pada awal semester?

             Apakah anda membuat daftar apa yang harus dikerjakan (to do list)?

             Apakah anda menentukan target tertentu untuk setiap periode studi?

             Apakah anda memulai belajar dengan mengerjakan tugas/pr yang paling sulit?

             Apakah anda menyelesaikan belajar anda selama jam produktif setiap harinya?

Kalau jawaban anda pada kuis di atas lebih banyak “Tidak” dari pada “Ya”, maka sudah saatnya anda melakukan manajemen waktu yang baru.

Langkah untuk Meningkatkan Manajemen Waktu

Di awal tulisan telah disebutkan bahwa, mula-mula anda harus menetapkan tujuan. Apakah anda punya target yang ingin anda capai pada semester sekarang? Jika anda sudah yakin dengan tujuan dan target yang ingin anda raih pada semester ini, maka anda sudah bisa memulai membuat jadwal semester.    

1.      Membuat Jadwal Semester

a.       Catat tugas mata kuliah yang telah diketahui: paper, proyek penelitian, kuis, dan sejenisnya. Mencatat tugas pada setiap awal semester membuat anda mengetahui kapan anda membutuhkan waktu lebih banyak untuk kegiatan akademik dan kapan anda punya waktu lebih longgar untuk aktivitas lainnya

b.      Catat aktivitas ko-kurikuler termasuk hari kerja (jika bekerja), pertemuan atau rapat organisasi, aktivitas sosial, jadwal keluar kota (pulang kampung di akhir pekan atau liburan), dan sejenisnya. Mencatat aktivitas ko-kurikuler memungkinkan anda mendapat gambaran yang lebih akurat tentang seberapa penuh atau seberapa luang jadwal anda selama satu semester. Aktivitas non akademik ini penting untuk menciptakan keseimbangan pada jadwal anda

Penting untuk diingat bahwa setelah anda mempunyai jadwal kegiatan semesteran ini, anda perlu memperbaharui jadwal semester ini secara berkala. Perubahan tenggat waktu pengumpulan tugas, misalnya, atau tugas matakuliah yang baru dan aktivitas lain yang perlu direncanakan, menyebabkan jadwal harus dikoreksi dan diperbaharui. Mempunyai  jadwal semester yang akurat penting untuk tahap berikutnya dari proses ini, yaitu merencanakan beban kerja mingguan. 

2.      Menilai dan Merencanakan Jadwal Mingguan

a.       Buat daftar apa yang harus dikerjakan dalam minggu depan, termasuk tugas kuliah, praktikum, kuis. Buatlah daftar ini inklusif, karena segala sesuatu membutuhkan waktu, apakah itu membaca satu bab, mengerjakan soal latihan, atau menulis outline untuk makalah penelitian

b.      Masukkan dalam daftar apa yang harus dikerjakan minggu itu: aktivitas ko-kurikuler, jam kerja, olah raga, makan, dan kumpul dengan teman. Aktivitas sehari-hari dan aktivitas ko-kurikuler penting dan menciptakan keseimbangan hidup, walaupun itu berarti mengambil waktu belajar. Mempersiapkan makan dan mandi, misalnya, atau menghadiri rapat organisasi bisa menghabiskan waktu sebanyak waktu untuk membaca satu bab buku ajar

c.       Estimasikan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan. Setiap aktivitas membutuhkan waktu yang berbeda, sehingga penting sekali untuk mengestimasikan berapa lama setiap tugas dapat diselesaikan dan menyediakan waktu untuk tugas tersebut. Bila anda tidak tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, lebih baik mengestimasikan waktu secara konservatif. Jika anda dapat menyelesaikan waktu 30 menit lebih cepat dari yang anda perhitungkan, anda dapat menggunakan waktu sisanya untuk mengerjakan apapun yang anda suka, tetapi jika anda tidak dapat menyelesaikan dalam waktu yang telah direncanakan maka anda harus mengambil waktu dari kegiatan lain untuk menyelesaikan tugas yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan.

d.      Identifikasi pada hari apa setiap tugas akan diselesaikan, selalu ingat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas itu dan hal-hal lain yang juga harus dikerjakan pada hari itu. Dengan melihat jadwal minggu itu dan menyadari apa saja yang harus dikerjakan setiap harinya, tenggat tidak akan terlewati. Anda dapat membuat penyesuaian pada minggu tersebut, misalnya, jika anda melihat ada tugas yang membutuhkan waktu 6 jam untuk menyelesaikannya padahal hanya ada waktu tiga jam sebelum tenggat.

Membuat jadwal minggu berikutnya setiap jumat petang atau jumat malam adalah suatu kebiasaan yang baik. Karena jika minggu berikutnya jadwal sangat padat, maka akan sangat membantu jika menyelesaikan sebagian tugas pada akhir pekan itu agar tekanan pada minggu yang akan datang berkurang.

3.    Jadwal Setiap Hari

a.       Tulis jadwal harian pada setiap pagi. Termasuk tugas-tugas yang belum selesai dari hari sebelumnya. Pembuatan jadwal harian ini hanya membutuhkan beberapa menit saja karena anda sudah mempunyai jadwal mingguan sebagai pedoman. Gunakan kartu indeks atau buku kecil atau notes untuk mencatat jadwal harian ini agar anda dapat membawanya kemana-mana dan memeriksanya setiap saat untuk  menandai tugas mana saja yang sudah diselesaikan.

b.    Berikan skala prioritas untuk setiap tugas harian yang telah ditulis. Beberapa aktivitas harus dikerjakan hari itu dan sebagian lagi mungkin merupakan opsional untuk diselesaikan hari itu. Anda dapat menggunakan sistem A,B, C untuk memberi prioritas pada setiap tugas. A diberikan pada tugas yang harus diselesaikan pada hari itu dan C adalah opsional, sedangkan B penting tetapi tidak sepenting A. Cobalah untuk menyelesaikan semua tugas A sebelum mulai mengerjakan tugas B, dan akhirnya yang C. Cara ini dapat mengurangi tingkat stress karena beban tugas yang cukup banyak.

4.      Evaluasi Setiap Jadwal

a.       Evaluasi jadwal setiap pagi. Tanyakan pada diri sendiri apakah jadwal hari itu cukup realistis. Tuliskan berapa jam setiap tugas akan diselesaikan. Jika dirasa tidak mungkin diselesaikan, buang beberapa tugas dengan prioritas B dan C dari jadwal

b.    Evaluasi jadwal setiap malam. Apakah semua tugas dalam daftar telah diselesaikan? Jika tidak, mengapa? Apakah karena jadwalnya tidak realistis atau manajemen waktunya yang tidak efektif? Apa penyesuaian yang bisa dilakukan agar di lain waktu anda dapat membuat jadwal yang lebih baik?

Mengupayakan agar Manajemen Waktu Berjalan dengan Baik

Menurut sistem kredit semester (SKS) mahasiswa belajar setidaknya dua jam di luar kelas untuk setiap jam belajar di kelas (ada universitas yang merekomendasikan lebih dari dua jam!). Jika seorang mahasiswa mengambil 18 SKS, yang berarti kuliah di kelas 18 jam per minggu, maka mahasiswa tersebut harus belajar sedikitnya 36 jam per minggu di luar kelas secara mandiri. Jadi mahasiswa tersebut harus merencanakan total jam belajar di kelas dan di luar kelas sebanyak 54 jam per minggu. 

Pada awal tulisan, anda sudah mengidentifikasi lima kegiatan yang paling banyak menyita waktu anda. Nah, apakah anda siap untuk mengurangi atau mengganti aktivitas yang anda rasa dapat menggagalkan target belajar anda?

Berikut adalah beberapa strategi yang mungkin membantu membuat jadwal Anda menjadi efektif dan efesien.

1. Identifikasi waktu terbaik pada setiap harinya.

Apakah Anda termasuk seorang “night person” atau “morning person”? Gunakan kekuatan waktu tersebut untuk belajar. Belajar pada waktu terbaik setiap harinya - apakah itu pagi (jika anda seorang “morning person”) atau malam hari (jika anda seorang “night person”) - memungkinkan anda menyelesaikan tugas dalam waktu yang lebih singkat.

2. Belajar subyek yang sulit atau membosankan lebih dulu.

Dalam keadaan segar, informasi dapat diproses lebih cepat dan anda jadi lebih menghemat waktu. Alasan lainnya adalah lebih mudah mendapatkan motivasi untuk mempelajari sesuatu yang menyenangkan pada saat lelah daripada mempelajari subyek yang membosankan.

3. Pastikan bahwa lingkungan sekitar kondusif untuk belajar.

Perpustakaan adalah tempat yang baik untuk belajar karena satu-satunya yang bisa dilakukan di perpustakaan adalah belajar. Tetapi jika perpustakaan tidak memungkinkan untuk belajar (karena jam operasi yang terbatas, misalnya), carilah tempat (dan waktu) yang memang benar-benar jauh dari gangguan.

4. Jangan tinggalkan rekreasi dan hiburan.

Kuliah di perguruan tinggi tidak berarti anda harus belajar sepanjang waktu. Anda harus tetap mempunyai kehidupan sosial demi keseimbangan hidup anda. Jadi, tidak ada salahnya anda menjadwalkan berkunjung dan mengobrol dengan teman atau mengerjakan hobi anda yang lain.

5. Usahakan anda punya waktu tidur dan makan yang cukup dan berkualitas.

Tidur seringkali dianggap sebagai “bank” dalam manajemen waktu. Maksudnya, setiap kali anda mendapat tugas yang membutuhkan waktu cukup banyak, anda akan “mengambil” waktu tidur anda untuk mengerjakan tugas. Hal ini jelas tidak efektif karena anda pasti akan memerlukan waktu yang lebih banyak lagi untuk mengerjakan tugas karena tubuh anda kelelahan sehingga kurang konsentrasi. Jadi kebutuhan tidur anda haruslah tetap diperhatikan.

6. Manfaatkan waktu menunggu atau kombinasikan dua kegiatan.

Jika anda menggunakan transpotasi umum untuk pergi dan pulang dari kampus anda seringkali harus menunggu beberapa menit bahkan beberapa jam di halte atau peron. Mengapa tidak manfaatkan waktu menunggu tersebut untuk membaca? Bawalah catatan atau ringkasan kuliah kemana pun anda pergi dan baca setiap ada kesempatan meskipun hanya satu paragraf.

            Jika anda menggunakan kendaraan pribadi, mobil misalnya, jangan membaca sambil mengemudi karena sangat berbahaya. Tapi tidak berarti tidak bisa belajar selama perjalanan. Dengarkan saja rekaman belajar anda sendiri dari kaset.   

by.Ati Harmoni

PD III Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi

Bidang Kemahasiswaan