Konteks Manajemen Proyek dan TI

Konteks Manajemen Proyek dan TI

Manajemen proyek TI mengendalikan tiga aspek dari proyek TI yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya. Produk yang dihasilkan proyek TI dipatok mempunyai fitur sesuai rancangan, memenuhi batasan performance yang telah ditetapkan dan mudah pemeliharaannya. “Proyek harus diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menghabiskan biaya sesuai dengan anggaran.

Manajemen Proyek itu sendiri memiliki beberapa keuntungan, seperti :
• Kontrol yang baik di bidang keuangan, fisik, dan sumber daya manusia
• Meningkatkan relasi dengan kostumer
• Waktu pengembangan yang lebih singkat
• Biaya yang relatif rendah
• Kualitasnya lebih tinggi dan dapat dipercaya
• Keuntungan akan menjadi lebih besar
• Meningkatkan produktifitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerjanya akan menjadi lebih baik

Manajemen Proyek juga memiliki beberapa atribut, yaitu :
• Mempunyai tujuan yang unik.
• Proyek bersifat sementara
• Dibangun berdasarkan progressive elaboration
• Membutuhkan sumber daya dari berbagai area, sering kali dari berbagai sumber
• Mempunyai pelanggan utama ataupun sponsor proyek
• Bersifat uncertainty ( ketidakpastian )

Dalam menyelesaikan suatu Proyek kadang kala kita juga akan mengalami kegagalan dikarenakan masih adanya beberapa kendala.
Adapun kendala dalam manajemen proyek tersebut adalah :
1. Ruang Lingkup Proyek ( Scope goals )
Mendefinisikan apa yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk atau servis atau hasil yang diinginkan sponsor proyek.
2. Waktu ( Time goals )
Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
3. Biaya ( Cost goals )

Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam.
Yang termasuk kedalam stakeholders adalah :
• Sponsor proyek
• Manajer proyek
• Tim proyek
• Staf pendukung
• Pengguna hasil proyek
• Supplier
• Musuh proyek ( orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung) atau saingan.
Perananan manager proyek dalam manajemen proyek adalah :
• Mediator antara proyek dan stakeholders.
• Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan atau penyelesaian proyek

Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

 Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

           1.        Tahap Perencanaan

           2.     Tahap Penggunaan

           3.         Tahap Analisis

           4.       Tahap Rancangan

           5.       Tahap Penerapan

 

Empat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC).

Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi.

Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah.

Terdapat beberapa cara untuk menetapkan keberhasilan proyek, yaitu :
• Proyek memenuhi scope goals, time goals, and cost goals.
• Proyek memuaskan pelanggan ataupun sponsor.
• Hasil akhir proyek memenuhi tujuan utamanya, seperti membuat atau menghemat

sejumlah uang tertentu, menyediakan ROI yang bagus, atau sekedar memenuhi keinginan sponsor.
Faktor – faktor lainnya yang dapat mendukung keberhasilan proyek adalah :
• Dukungan eksekutif.
• Keterlibatan user.
• Pengalaman manajer proyek.
• Tujuan bisnis yang jelas.
• Scope yang kecil.
• Perangkat lunak standar.
• Firm basic requirements.
• Metodologi formal.
• Estimasi yang terandalkan.
• Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan.

Perananan manager proyek dalam manajemen proyek adalah :
• Mediator antara proyek dan stakeholders.
• Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan atau penyelesaian proyek.

 

SUMBER:
1. http://perbendaharaan.wordpress.com/2008/12/18/definisi-dan-tujuan-manajemen-proyek-teknologi-informasi/
2. http://mystroberi.blogspot.com/2010/10/pengenalan-manajemen-proyek-ti.html

Pengenalan Manajemen Proyek

Nama  : Nunung Aprianti

NPM    : 25110107

Kelas  : 2KB01

Tugas ke-1 

 

Pengenalan Manajemen proyek

      Latar belakang, sejarah dan motivasi mempelajari manajemen proyek khususnya TI.

-                      Laporan Chaos 1995
• Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan
proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai.
• Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka.
• Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak
proyek yang diselesaikan tepat waktu.

-                      Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk
proyek setiap tahun.
• belanja TI di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4%
dan 6% dalam beberapa tahun mendatang.
• Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan
hampir $ 90,000 per tahun
• Di AS, nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran manajer proyek penting dalam bisnis.

   Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek.

• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM

• Meningkatnya relasi dengan customer

• Waktu pembangunan yang lebih singkat

• Biaya yang lebih rendah

• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas

• Keuntungan yang lebih besar

• Meningkatnya produktivitas

• Koordinasi yang lebih baik

• Moral pekerja lebih baik

Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek

Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.

Contoh Proyek :

-          Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang.

-          Mengembangkan produk baru

-          Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan

-          Membuat perubahan dalam struktur organisasi.

a)                  Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan).

b)      Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasil kan produk atau jasa yang identik.

Manajemen Proyek yaitu penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga   dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.

    Kendala-kendala Manajemen Proyek

·         Proyek harus beroperasi  dalam lingkungan organisasi yang luas.

·         Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.

  Kerangka Kerja Manajemen Proyek

·         Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek

·         Konteks manajemen proyek  menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi.

·         Rangkaian proses manajemen proyek  menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya.

 Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain

·         Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lain nya.

·         Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan.

·         Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal :

a)      Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.

b)      Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru.

c)       Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan

Area Knowledge Manajemen Proyek

1. Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut.

2. Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek.

3. Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek.

4. Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek.

5. Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan proyek itu.

6. Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area pengetahuan lainnya

Alat dan Tehnik Manajemen Proyek

Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari berbagai aspek manejemen proyek.

1. Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.

2. Perkiraan biaya

3. Perkiraan ruang lingkup

Etika dalam Manajemen Proyek

Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab secara professional.

Manajemen Proyek Software

Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu.

Sumber :

http://sugi-arty.blogspot.com/2011/09/review-bab-1-dan-bab-2.html

http://hendri31.blogspot.com/2011/10/pengenalan-manajemen-proyek.html

 

Grup proses Manajemen Proyek

Nama  : Nunung Aprianti

NPM   : 25110107

Kelas : 2KB01

Grup proses Manajemen Proyek

Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses.

Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses :

a. Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

b. Perencanaan Proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.

c. Eksekusi yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.

d. Kontrol : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.

e. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.

Hubungan antara Grup proses dan area Knowledge

Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.

Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet 

Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site kami merangkum bahwa Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:
1. Initiating
2. Planning
3. Executing
4. Monitoring and Controlling
5. Closing

1. Initiating
Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.

Input : Mengidentifikasikan pihak-pihak yang berkepentingan, menganalisis kebutuhan yang
diperlukan dalam membangun proyek dan memperkirakan resiko-resiko yang akan muncul.

Output : - Project charter terselesaikan dan disepakati.
- Terpilihnya Manajer Proyek
- Teridentifikasinya pihak-pihak yang berkepentingan.
- Business case terselesaikan.

2. Planning
Tujuan utama dari perencenaan proyek adalah untuk memandu pelaksanaan proyek

Input : Berupa output-an dari proses inisiasi sebelumnya.

Output: - Ditentukannya lingkup proyek
- Adanya kontrak tim
- Adanya WBS
- Scheduled Project terbentuk.
- Adanya daftar dari resiko yg diprioritaskan.

3. Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi

Input: Berupa output dari proses perencanaan (planning).

Output: - Mengimplementasikan solusi dari masalah-masalah yang ada.
- Mengetahui data performansi kerja dari tim.
- Perencanaan Manajemen Proyek (diperbaharui).
- Terkualifikasinya daftar penjual.

4. Monitoring and Controlling
Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.

Input: Berupa output-an dari proses sebelumnya

Output:- Adanya recommended corrective actions, preventive actions, dan defect repair.
- Terukurnya performansi.
- Terukurnya kontrol kualitas.
- Resolved Issues.

5. Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita.

Output : - Final Product, service or result.
- Menutup kontrak.
- Dokumentasi.

Jadi, dari diskusi kelompok, kami menyimpulkan bahwa input dan output dari tiap proses dalam Case Study : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site , ada

Inisiasi Proyek

Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.

Dokumen Inisiasi

Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.

Rencana Proyek

Adalah sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.

Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek

Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables  atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.

Sumber :
http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html